Afstudeerder TU/e: De werknemer in de moderne werkomgeving
Editie: 23.3 - Verstedelijking
Published on: 12 juni 2016
Een op behoeften gebaseerde benadering om tevredenheid met de werkomgeving te verklaren.
Een op behoeften gebaseerde benadering om tevredenheid met de werkomgeving te verklaren
0
 |
Bart Budie is in februari afgestudeerd aan de master Real Estate Management & Development. Na zijn afstuderen is hij aan de slag gegaan als beleidsmedewerker vastgoedsturing bij woningcorporatie Woonpunt. In deze functie ondersteunt hij het portfolio- en assetmanagement. Voor zijn afstudeerscriptie is hij begeleid door Rianne Appel-Meulenbroek, Astrid Kemperman en Minou Weijs-Perrée. Rianne Appel-Meulenbroek en Astrid Kemperman zijn als docent-onderzoeker verbonden aan de TU/e. Minou Weijs-Perrée volgt momenteel haar PhD aan de TU/e. |
In de huidige kenniseconomie wordt het menselijk kapitaal steeds belangrijker voor organisaties. Daardoor stijgt ook de aandacht voor de rol die de werkomgeving kan spelen voor de tevredenheid en productiviteit van werknemers. Deze effecten zijn namelijk van strategische relevantie en een belangrijk speerpunt binnen het vakgebied Corporate Real Estate Management. Het Nieuwe Werken en het daaraan gerelateerde activity-based kantoorconcept worden vaak geïmplementeerd vanwege deze beoogde positieve effecten op de werknemer. Toch is nog onduidelijk of deze positieve verwachtingen gerechtvaardigd zijn, en is meer onderzoek hieromtrent noodzakelijk.
0
De werkomgeving en tevredenheid
De mogelijke effecten van de fysieke werkomgeving op de werknemerstevredenheid hebben zowel in de praktijk als in het onderzoek veel aandacht gekregen. In de vorige eeuw is een veelvoud aan kantoorconcepten ontstaan, elk met hun eigen beoogde voordelen, maar ook met onvermijdelijke nadelen. Vooral het verschil tussen celkantoren en open kantoortuinen heeft veel aandacht gekregen in de academische wereld. Hierbij wordt consistent aangetoond dat celkantoren over het algemeen positief zijn voor werknemerstevredenheid, terwijl open kantoortuinen inferieure resultaten vertonen (e.g. Bodin-Danielsson & Bodin, 2008). Ondanks dat deze open kantooromgevingen verondersteld worden positief te zijn voor communicatie, worden zij doorgaans geassocieerd met diverse nadelen, zoals afleiding, gebrek aan privacy, een inadequaat binnenklimaat en onvoldoende opslagruimte (Kim & de Dear, 2013). De fysieke werkomgeving en de werkplekken daarin hebben door deze voor- en nadelen een duidelijk effect op werknemerstevredenheid.
“Vanwege de inherente voor- en nadelen zijn de effecten van het activity-based concept op werknemerstevredenheid nog steeds onduidelijk”
Het in de jaren 90 ontstane activity-based kantoorconcept bevat doorgaans ook grote open ruimtes, echter gecombineerd met gesloten ruimtes. Daarnaast wijkt dit kantoorconcept af van traditionele kantoorconcepten doordat de werkplekken in deze kantoren flexibel worden gebruikt (Becker, 1999). Dit vereist dus een verandering in gedrag van de werknemers. Als het werkplekgebruik niet adequaat is, zal dit negatief zijn voor de tevredenheid (Hoendervanger et al., 2015). Afleiding en gebrek aan concentratie zijn veelvoorkomende nadelen van activity-based kantoren, vergelijkbaar met traditionele kantoortuinen (e.g. Goergievski et al., 2010). Daarnaast hindert het flexibel werkplekgebruik de mogelijkheid tot personalisatie van de werkplek en statusexpressie (Van der Voordt & Van Meel, 2002). Naast deze nadelen, hebben activity-based kantoren ook additionele voordelen. In deze kantoren is doorgaans extra aandacht besteed aan esthetiek en ergonomie, en de toegenomen autonomie kan ook positief zijn voor de tevredenheid (Vos & Van der Voordt, 2001). Door deze combinatie van voor- en nadelen zijn de effecten van het activity-based concept op de werknemerstevredenheid nog steeds onduidelijk. In de praktijk blijkt lang niet iedereen tevreden na de implementatie van dit kantoorconcept (Van der Voordt, 2004).
0
De werknemer in de werkomgeving
Tevredenheid is echter niet alleen een resultaat van de werkomgeving, maar ook van (de kenmerken van) de werknemer in die werkomgeving. Vanuit de omgevingspsychologie wordt namelijk verondersteld dat er een interactie is tussen de persoon en de omgeving (Bell et al., 2001). Om deze effecten te kunnen verklaren, is het belangrijk om te kijken naar de behoeften van de werknemers. Deze behoeften kunnen onderverdeeld worden in drie categorieën (Vischer, 2007):
- Omgevingscomfort: deze behoeften zijn belangrijk in elk gebouw
– ongeacht de functie – en omvatten o.a. klimaatcomfort en visueel comfort (verlichting). - Werk-gerelateerde behoeften: Deze behoeften zijn gerelateerd aan de functionaliteit van werkomgevingen. Dit zijn behoeften als concentratie, communicatie, nabijheid van collega’s, ergonomie, ruimte, en opslagruimte.
- Psychologische behoeften: Ondanks dat deze behoeften niet werk- gerelateerd zijn, komen zij wel tot uiting in werkomgevingen. Deze behoeften betreffen onder meer privacy, territorialiteit, statusexpressie, autonomie, ontspanning en esthetiek.
De mate waarin de werkomgeving tegemoet komt aan deze behoeften resulteert in tevredenheid met de werkomgeving (Van der Voordt, 2004). Zodoende kan het effect van de werkomgeving op de werknemerstevredenheid verklaard worden. Daarnaast kan ook de werknemer actief invloed uitoefenen op de werkomgeving. Met name in activity-based kantoren heeft de werknemer hier de mogelijkheid toe, namelijk door de werkplekkeuze. Het maakt namelijk uit of de werknemers open of gesloten ruimtes (celkantoren of concentratiecellen) gebruiken. De uiteindelijke keuze voor een werkplek hangt niet alleen af van de activiteit, maar ook van andere persoonlijke variabelen (Appel-Meulenbroek et al., 2015). Het werkplekgebruik kan mogelijk dus ook verschillen in tevredenheid tussen werknemers verklaren.
“Werknemerstevredenheid is het resultaat van een complexe interactie tussen werkomgeving en werknemer”
Werknemerstevredenheid is dus het resultaat van een complexe interactie tussen werkomgeving en werknemer. De behoeften en het werkplekgebruik zijn belangrijke variabelen om deze interactie te verduidelijken. Daarom worden de behoeften en het werkplekgebruik centraal gesteld in dit onderzoek. Het werkplekgebruik hangt af van het gehanteerde kantoorconcept, maar kan ook beïnvloed worden door persoonlijke kenmerken. Daarnaast is het ook aannemelijk dat het kantoorconcept en persoonlijke kenmerken de behoeften van de werknemer beïnvloeden. Dit complex geheel aan variabelen en de relaties daartussen is weergegeven in het conceptueel model in Figuur 1. Het doel van het onderzoek was niet alleen om verschillen tussen kantoorconcepten te onderzoeken, maar ook om het effect van persoonlijke kenmerken, behoeften, en werkplekgebruik holistisch te verkennen.
 |
| Figuur 1: Conceptueel model |
0
Bevindingen
Om het conceptueel model te testen is een online enquête opgesteld. Hiervoor zijn zowel organisaties met conventionele kantoren als met activity-based kantoren benaderd. Uiteindelijk hebben 327 werknemers van 13 kantoorbedrijven deelgenomen aan het onderzoek. De behoeften en de tevredenheid met de vervulling van die behoeften zijn gereduceerd met een factoranalyse. Hiermee zijn vijf duidelijke behoeften onderscheiden: comfort, territorialiteit, aangenaamheid, communicatie, en privacy. De tevredenheidscores zijn gereduceerd tot vijf afwijkende scores, namelijk: regulatie van interactie, binnenklimaat, aangenaamheid invloed, en functionaliteit. Deze nieuwe variabelen zijn gebruikt voor de analyses.
Een padanalyse is uitgevoerd om de effecten van kantoorconcept, werkplekgebruik, persoonlijke kenmerken en activiteiten op deze tevredenheidscores te bepalen, zowel direct als indirect via de behoeften. Uit het padmodel blijkt dat zowel de werkomgevingsvariabelen als de persoonlijke variabelen de werknemerstevredenheid beïnvloeden. Vooral de effecten van de werk- omgeving waren aanzienlijk. In activity-based kantoren waren de werknemers meer tevreden met de functionaliteit (e.g. ruimte, ergonomie) en de aangenaamheid (e.g. keuzevrijheid, ontspanning), maar minder tevreden met het binnenklimaat en de invloed (e.g. personalisatie). Hieruit blijkt dus dat het activity-based kantoor zowel voor- als nadelen heeft. Bovendien toont het padmodel aan dat een deel van deze effecten via behoeften verklaard kan worden. Zo kan het negatieve effect van het gebruik van open ruimtes in activity-based kantoren verklaard worden doordat de behoefte aan comfort in deze werkomgeving hoger ligt. Daarnaast bleek dat het werkplekgebruik significant effect heeft. In activity-based kantoren was het gebruik van concentratiecellen positief voor de tevredenheid met de regulatie van interactie (communicatie, privacy, concentratie). In conventionele kantoren waren de werknemers in celkantoren (met maximaal 3 werknemers) ook meer tevreden met dit aspect, ten opzichte van werknemers in teamkantoren (met 4 tot 9 werknemers) en open ruimtes (met 10 of meer werknemers). Een adequaat werkplekgebruik kan dus positief zijn voor de werknemerstevredenheid.
Daarnaast hadden de persoonlijke variabelen effect op de tevredenheidscores. Deze effecten waren echter minder dan verwacht. Met name de activiteiten hadden weinig effect op de tevredenheid. Desalniettemin zijn een aantal sterke effecten gevonden van leeftijd, geslacht, externe mobiliteit en een aantal persoonlijkheidskenmerken. Een aanzienlijk deel van deze effecten op tevredenheid was niet direct, maar indirect via de behoeften. Oudere werknemers hebben bijvoorbeeld minder behoefte aan communicatie, en zijn daardoor minder tevreden met de regulatie van interactie. De werknemersbehoeften bleken dus belangrijk om het effect van persoonlijke kenmerken op tevredenheid te verklaren.
Het algehele model verduidelijkt de complexe interactie tussen werkomgeving en werknemers. Enerzijds toont het model dat de werkomgeving interfereert met de behoeften van de werknemers. Anderzijds toont het model dat de werknemer ook zelf actief invloed kan uitoefenen op de werkomgeving door adequaat werkplekgebruik. De tevredenheid met de werkomgeving is een resultaat van deze complexe interactie.
0
Vertaalslag naar de praktijk
Werknemerstevredenheid is van groot belang voor organisaties, aangezien dit kan leiden tot een hogere productiviteit (Lee & Brand, 2005). De werkomgeving speelt hier een belangrijke rol in, waardoor organisaties hieromtrent strategische keuzes moeten maken. Voor organisaties die het activity-based concept willen implementeren is het belangrijk om te weten dat dit niet alleen maar voordelen heeft. Zoals aangetoond in dit onderzoek, is de tevredenheid met het binnenklimaat en de invloed op de werkomgeving lager in dit kantoorconcept. Aangezien open ruimtes en flexibele werk- plekken inherent zijn aan het Nieuwe Werken, zijn deze nadelen moeilijk te omzeilen.
Het is daarom belangrijk om de werkomgeving zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij de behoeften en activiteiten van de werknemers. Zoals in dit onderzoek gebleken is, spelen deze behoeften een belangrijke rol voor de tevredenheid met de werkomgeving. De fysieke werkomgeving moet deze behoeften dus voldoende vervullen, waarbij de diversiteit van de werknemers en activiteiten in acht genomen moet worden.
“Een goede voorbereiding en adequaat change management zijn minstens net zo belangrijk als de fysieke implementatie van het activity-based kantoorconcept”
Naast de fysieke werkomgeving is ook het gedrag in de werkomgeving essentieel voor de tevredenheid, met name in activity-based kantoren. Een adequaat werkplekgebruik kan de tevredenheid verhogen. Het is dus belangrijk dat werknemers voldoende aangepast zijn aan het kantoorconcept. Een goede voorbereiding en adequaat change management zijn wellicht minstens net zo belangrijk als de fysieke implementatie van het kantoorconcept. Alleen dan kunnen de voordelen van het activity-based concept optimaal benut worden.
0
Bronvermelding
Appel-Meulenbroek, R., Kemperman, A., Kleijn, M., & Hendriks, E. (2015). To use or not to use: which type of property should you choose?: Predicting the use of activity based offices. Journal of Property Investment & Finance, 33(4), 320-336.
Becker, F. (1999). Beyond alternative officing: Infrastructure on demand. Journal of Corporate Real Estate, 1(2), 154-168
Bell, P. A., Greene, T. C., Fisher, J. D., & Baum, A. (2001). Environmental Psychology. Orlando: Harcourt College Publis- hers.
Bodin-Danielsson, C., & Bodin, L. (2008). Office type in rela- tion to health, well-being and job satisfaction among employees. Environment and Behavior, 40(5), 636-668.
Gorgievski, M. J., Van der Voordt, T. J., Van Herpen, S. G., & Van Akkeren, S. (2010). After the fire: New ways of working in an academic setting. Facilities, 28(3/4), 206-224.
Hoendervanger, J. G., le Noble, V., Mobach, M. P., & Van Yperen, N. W. (2015). Tool development for measuring and optimizing workplace utilization in activity-based work environments. EuroFM Research Papers 2015.
Kim, J., & de Dear, R. (2013). Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in openplan offices. Journal of Environmental Psychology, 36, 18-26.
Lee, S. Y., & Brand, J. L. (2005). Effects of control over office workspace on perceptions of the work environment and work outcomes. Journal of Environmental Psychology, 25, 323-333.
Van der Voordt, T. J. (2004). Productivity and employee satisfaction in flexible workplaces. Journal of Corporate Real Estate, 6(2), 133-148.
Vischer, J. C. (2008). Towards an environmental psychology of workspace: how people are affected by environments for work. Architectural Science Review, 51(2), 97-108.
Vos, P., & Van der Voordt, T. (2001). Tomorrow’s offices through today’s eyes: Effects of innovation in the working environment. Journal of Corporate Real Estate, 48-65.